Die 9 besten KI-Telefonassistenten für deutsche KMU: Preise, DSGVO & Vergleich (2026)

Zuletzt aktualisiert: 26. Juli 2026 — alle Preise geprüft.

Du suchst einen KI-Telefonassistenten für dein Unternehmen und willst wissen, welcher Anbieter zu dir passt, bevor du Zeit in Demos investierst? Dieser Vergleich zeigt dir 9 Anbieter, die im deutschen KMU-Markt tatsächlich aktiv sind — mit echten Preisen (soweit öffentlich verfügbar), Zielgruppen und den Besonderheiten, die wirklich zählen. Wir haben veraltete und unbelegte Anbieterangaben aus früheren Versionen dieses Artikels entfernt und durch geprüfte Fakten ersetzt. Wo ein Anbieter keine öffentlichen Preise nennt, sagen wir das offen — auch das ist eine Information, die deine Entscheidung beeinflusst.

Was macht einen guten KI-Telefonassistenten für KMU aus?

Bevor du Anbieter vergleichst, lohnt sich ein Blick auf die Kriterien, die für ein KMU tatsächlich zählen — nicht auf Marketing-Superlative. Ein KI-Telefonassistent sollte:

• Anrufe zuverlässig entgegennehmen und die häufigsten Anliegen deiner Branche abdecken (Terminvereinbarung, Rückrufwünsche, einfache Auskünfte)
• DSGVO-konform arbeiten, mit Daten in der EU und einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
• Transparente, planbare Kosten haben, statt versteckter Einrichtungsgebühren
• Sich ohne IT-Projekt einrichten lassen — du hast keine Zeit für ein monatelanges Rollout
• An dein bestehendes Telefonsystem und deinen Kalender andocken, ohne dass du deine Infrastruktur austauschen musst
• Dich informieren, wenn er an seine Grenzen stößt, statt einen Anrufer mit einer falschen Antwort abzuspeisen

Mit diesen Kriterien im Hinterkopf gehen wir jetzt die 9 Anbieter durch.

RufLab

RufLab ist ein KI-Telefonassistent für deutsche KMU, mit Fokus auf Branchen wie Arztpraxis, Handwerk, Steuerberater, Hausverwaltung, Autohaus, Pflegedienst und Selbstständige.

Hauptfunktionen: Der Assistent nimmt Anrufe entgegen, bucht Termine über die Kalenderanbindung an cal.com (die wiederum mit Google Calendar, Outlook und Apple Calendar verbunden werden kann), tätigt auch selbst ausgehende Anrufe (Outbound-Calling ist in allen Paketen enthalten), erkennt Notfallsituationen (die Schlagwörter dafür legst du selbst fest), verschickt SMS-Terminbestätigungen und leitet an eine echte Person weiter, wenn er ein Anliegen nicht lösen kann. Jedes Gespräch wird strukturiert protokolliert. Über eine offene API lassen sich weitere Systeme anbinden, wenn cal.com nicht ausreicht.

Preis (Stand: August 2026): Solo kostet 69 €/Monat bei monatlicher Zahlung (58 €/Monat bei Jahreszahlung) mit 500 Freiminuten und 5 parallelen Anrufen. Betrieb kostet 129 €/Monat bei monatlicher Zahlung (109 €/Monat bei Jahreszahlung) mit 1.000 Freiminuten und 10 parallelen Anrufen. Mittelstand kostet 249 €/Monat bei monatlicher Zahlung (209 €/Monat bei Jahreszahlung) mit 2.000 Freiminuten und unbegrenzt vielen parallelen Anrufen. Zusatzminuten gibt es als 100-Minuten-Pakete: 20 € (Solo), 18 € (Betrieb), 16 € (Mittelstand).

Besonderheiten: Du kannst RufLab 14 Tage kostenlos oder mit 50 Freiminuten testen (je nachdem, was zuerst erreicht ist) — ohne Kreditkarte und unverbindlich, danach monatlich kündbar. Der Assistent unterstützt über 30 Sprachen mit automatischem Sprachwechsel während des Gesprächs und bietet mehrere natürliche Stimmen zur Auswahl. Es ist keine Hardware, kein neues Telefonsystem und keine Programmierkenntnisse nötig — die Einrichtung übernimmt das RufLab-Team — inklusive, ohne Aufpreis. Du bist damit schnell startklar, ohne ein eigenes Technikprojekt aufsetzen zu müssen. Datenschutz: DSGVO-konform, Daten werden in der EU gespeichert und verarbeitet, ein AVV ist verfügbar, und Anrufer werden zu Gesprächsbeginn auf die Aufzeichnung hingewiesen.

fonio.ai

fonio.ai positioniert sich branchenübergreifend und richtet sich an KMU, die einen KI-Telefonassistenten ohne engen Branchenfokus suchen.

Hauptfunktionen: Telefonische Anrufannahme, Terminbuchung über eine optionale Kalenderanbindung, eigene Telefonnummer gegen Aufpreis buchbar.

Preis (laut Anbieter, Stand: Juli 2026, siehe fonio.ai/de/preise): Solo kostet 99 €/Monat (84 €/Monat bei Jahreszahlung) mit 1.000 Freiminuten. Team kostet 299 €/Monat (254 €/Monat bei Jahreszahlung) mit 3.000 Freiminuten. Scale startet ab 499 €/Monat (424 €/Monat bei Jahreszahlung) mit mindestens 5.000 Freiminuten. Zusatzminuten kosten 15 € pro 100 Minuten (Solo/Team). Eine Telefonnummer kostet 7 €/Monat zusätzlich, die Kalenderanbindung 5 €/Monat als Aufpreis.

Besonderheiten: fonio.ai wirbt mit einer 30-tägigen Geld-zurück-Garantie. Nach eigener Angabe stehen die Server in Nürnberg, das Produkt sei DSGVO- und EU-AI-Act-konform.

HalloPetra

HalloPetra fokussiert sich klar auf Handwerksbetriebe und deckt nach eigener Angabe 14 Gewerke ab.

Hauptfunktionen: Anrufannahme für Handwerksbetriebe, Weiterleitung wichtiger Informationen als WhatsApp-Zusammenfassung an den Inhaber oder die Inhaberin.

Preis (laut Anbieter, Stand: Juli 2026, siehe hallopetra.de): Einzelkämpfer kostet 99 €/Monat, Betriebe 199 €/Monat, Mittelstand 499 €/Monat.

Besonderheiten: HalloPetra gibt an, über 2.500 Handwerksbetriebe als Kunden zu haben. Für Handwerksbetriebe, die eine sehr spezifische Branchenlösung suchen, ist das ein naheliegender Ausgangspunkt — schau dir auch unsere Seite für KI-Telefonassistenten für Handwerker an, wenn du breiter vergleichen willst.

aaron.ai

aaron.ai ist auf Arztpraxen spezialisiert.

Hauptfunktionen: Anrufannahme für Arztpraxen, Integration mit Doctolib, automatischer SMS-Versand bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU).

Preis: aaron.ai veröffentlicht keine öffentliche Preisangabe (Stand: Juli 2026). Interessenten müssen direkt Kontakt aufnehmen, siehe aaron.ai.

Besonderheiten: Nach eigener Angabe wickelt aaron.ai 3 Millionen Anrufe pro Monat für 16.000 Praxen ab.

VITAS

VITAS positioniert sich branchenübergreifend mit Fokus auf automatisierte Terminanfragen und Krankmeldungen.

Hauptfunktionen: Automatisierte Bearbeitung von Terminanfragen und Krankmeldungen per Telefon.

Preis: VITAS veröffentlicht keine öffentliche Preisangabe (Stand: Juli 2026), siehe vitas.ai. Frühere Versionen dieses Artikels enthielten Preis- und Kapazitätsangaben zu VITAS, die sich bei der aktuellen Prüfung nicht mehr verifizieren ließen — wir haben sie deshalb entfernt, statt sie ungeprüft zu übernehmen.

sipgate

sipgate ist als Telekommunikationsanbieter bekannt und hat sein Portfolio um KI-Agenten erweitert, mit Ausrichtung auf Mittelstand und Enterprise.

Hauptfunktionen: KI-Agenten mit Live-Zugriff auf Kalender, CRM und ERP-Systeme während des laufenden Gesprächs.

Preis: sipgate veröffentlicht keine öffentliche Preisangabe für die KI-Agenten (Stand: Juli 2026) — Kontaktaufnahme ist erforderlich, siehe sipgate.de/ki.

Besonderheiten: sipgate gibt an, über 40.000 Kunden zu haben, darunter Trade Republic und home24. sipgate wirbt selbst damit, dass seine Lösung „rund um die Uhr“ erreichbar sei — das ist eine Eigenangabe des Anbieters, die wir hier so kennzeichnen, ohne sie für andere Anbieter zu übernehmen.

FlowLyne

FlowLyne hat sich auf Autohäuser und Kfz-Werkstätten spezialisiert.

Hauptfunktionen: Werkstatt-Terminbuchung, Unterstützung für über 17 Fahrzeugmarken, Gespräche in 25 Sprachen.

Preis: FlowLyne nennt keine Festpreise (Stand: Juli 2026). Laut eigener Website „beginnen“ die Kosten „bei ein paar hundert Euro pro Monat“ — eine konkrete Zahl gibt der Anbieter nicht an, siehe flow-lyne.com.

Besonderheiten: Für Autohäuser und Werkstätten mit markenspezifischen Anforderungen ist FlowLyne der Anbieter mit der engsten Branchenausrichtung in diesem Vergleich — mehr zum Thema findest du auch auf unserer Seite KI-Telefonassistenten für Autohäuser.

Onlim

Onlim richtet sich an den DACH-Mittelstand, mit Schwerpunkt auf Branchen wie Gesundheit, Finanzen, Energie und Einzelhandel.

Hauptfunktionen: Omnichannel-Ansatz über Voice, Web-Chat, WhatsApp und E-Mail, technisch auf einem Knowledge-Graph- und RAG-Ansatz (Retrieval-Augmented Generation) aufgebaut.

Preis (laut Anbieter, Stand: Juli 2026, siehe onlim.com): Voice Business startet ab 499 €/Monat, Enterprise-Pakete gibt es auf Anfrage.

Besonderheiten: Onlim ist eher auf größere Mittelstandsunternehmen mit mehreren Kanälen ausgerichtet als auf kleine Einzelbetriebe — wenn du nur einen Telefonkanal brauchst, lohnt sich der Vergleich mit fokussierteren und günstigeren Anbietern in dieser Liste.

Bots4You

Bots4You bietet einen branchenübergreifenden Voice-Agenten als Teil eines breiteren Kommunikations-Portfolios.

Hauptfunktionen: Automatisierte Bearbeitung von Anrufen, E-Mails und Chats.

Preis: Für den Voice-Agenten selbst veröffentlicht Bots4You keine öffentliche Preisangabe (Stand: Juli 2026), siehe bots4you.de.

Besonderheiten: Nach eigener Angabe läuft der Betrieb von Bots4You vollständig in Deutschland und der EU.

Die 9 Anbieter im Vergleich

Anbieter	Preis (Stand: Juli 2026)	Zielgruppe / Fokus	Besonderheit
RufLab	Ab 69 €/Monat (Solo)	Arztpraxis, Handwerk, Steuerberater, Hausverwaltung, Autohaus, Pflegedienst, Selbstständige	Niedrigster Einstiegspreis im Vergleich, 5 parallele Anrufe schon im Einstiegstarif, 14 Tage / 50 Freiminuten testen, Einrichtung inklusive, 30+ Sprachen
fonio.ai	Ab 99 €/Monat	Branchenübergreifend	30 Tage Geld-zurück-Garantie, Server in Nürnberg (eigene Angabe)
HalloPetra	Ab 99 €/Monat	Handwerk (14 Gewerke)	WhatsApp-Zusammenfassungen für den Inhaber
aaron.ai	Keine öffentliche Preisangabe	Arztpraxen	Doctolib-Integration, SMS bei AU-Bescheinigungen
VITAS	Keine öffentliche Preisangabe	Branchenübergreifend	Automatisierte Terminanfragen und Krankmeldungen
sipgate	Keine öffentliche Preisangabe, Kontakt erforderlich	Mittelstand / Enterprise	Live-Zugriff auf Kalender, CRM und ERP im Gespräch
FlowLyne	Keine Festpreise („ein paar hundert Euro pro Monat“ laut Anbieter)	Autohäuser, Kfz-Werkstätten	17+ Fahrzeugmarken, 25 Sprachen
Onlim	Ab 499 €/Monat	DACH-Mittelstand (Gesundheit, Finanzen, Energie, Einzelhandel)	Omnichannel: Voice, Web-Chat, WhatsApp, E-Mail
Bots4You	Keine öffentliche Preisangabe (Voice)	Branchenübergreifend	Betrieb nach eigener Angabe vollständig in Deutschland/EU

Vergleichskriterien: Worauf solltest du achten?

Beim Vergleich der Anbieter helfen dir folgende Fragen weiter, statt dich auf Werbeversprechen zu verlassen:

• Ist der Preis öffentlich und transparent? Anbieter ohne öffentliche Preisliste zwingen dich zu einem Vertriebsgespräch, bevor du überhaupt weißt, ob das Budget passt. Das ist nicht per se schlecht, kostet dich aber Zeit.
• Passt der Branchenfokus? Ein spezialisierter Anbieter wie HalloPetra (Handwerk), aaron.ai (Arztpraxen) oder FlowLyne (Autohäuser) kennt die typischen Anrufszenarien deiner Branche oft besser als ein Generalist.
• Gibt es eine risikofreie Testmöglichkeit? Prüfe, ob du unverbindlich testen kannst, bevor du dich vertraglich bindest.
• Wie sieht es mit Datenschutz aus? Frag konkret nach: Wo werden Daten gespeichert und verarbeitet? Gibt es einen AVV? Wird Anrufern eine Aufzeichnung angekündigt?
• Was passiert, wenn der Assistent nicht weiterweiß? Eine Weiterleitung an einen Menschen ist besser als eine falsche oder erfundene Antwort an deinen Anrufer.
• Wie läuft die Anbindung an deinen Kalender und dein Telefonsystem? Je weniger Technikprojekt nötig ist, desto schneller bist du produktiv.

Für wen eignet sich welcher KI-Telefonassistent?

Eine pauschale Empfehlung gibt es nicht — die richtige Wahl hängt von deiner Branche und deinen Anforderungen ab:

• Handwerksbetrieb: HalloPetra oder RufLab — beide kennen die typischen Anrufmuster im Handwerk. Mehr dazu auf unserer Seite KI-Telefonassistenten für Handwerker.
• Arztpraxis: aaron.ai oder RufLab, je nachdem, ob dir eine Doctolib-Integration wichtiger ist oder transparente, planbare Preise.
• Autohaus / Werkstatt: FlowLyne oder RufLab — schau dir dazu auch unsere Seite KI-Telefonassistenten für Autohäuser an.
• Enterprise oder Omnichannel-Bedarf (mehrere Kanäle, komplexe CRM-Anbindung): Onlim oder sipgate.
• Preisbewusste KMU, die transparente, nachvollziehbare Kosten wollen: RufLab, fonio.ai oder HalloPetra — alle drei veröffentlichen ihre Preise offen.
• Steuerberater, Hausverwaltung oder Selbstständige mit Fokus auf verlässliche Terminvereinbarung und planbare Kosten ohne Branchen-Speziallösung: schau dir KI-Telefonassistenten für Steuerberater, KI-Telefonassistenten für Hausverwaltungen oder KI-Telefonassistenten für Selbstständige an.

Wie RufLab KMU unterstützt

RufLab wurde für KMU gebaut, die einen Telefonassistenten wollen, ohne dafür ein IT-Projekt zu starten oder ihr bestehendes Telefonsystem auszutauschen. Konkret heißt das: transparente, gestaffelte Monatspakete ab 69 €/Monat, schon im Einstiegstarif Solo mit 500 Freiminuten und 5 parallelen Anrufen, eine unverbindliche Testphase von 14 Tagen oder 50 Freiminuten ohne Kreditkarte, und eine Einrichtung, die das RufLab-Team für dich übernimmt — inklusive, ohne Aufpreis. Der Assistent spricht über 30 Sprachen mit automatischem Wechsel im Gespräch, bucht Termine über cal.com in deinen bestehenden Kalender, bestätigt Termine per SMS und leitet ein Gespräch an einen Menschen weiter, sobald er an seine Grenzen stößt. Alle Daten werden DSGVO-konform in der EU gespeichert und verarbeitet, ein AVV ist verfügbar. Wenn du wissen willst, ob das für deinen konkreten Anwendungsfall passt, kannst du dir die aktuellen Preise ansehen, eine Demo buchen oder direkt Kontakt aufnehmen.

Häufige Fragen

Was kostet ein KI-Telefonassistent für ein kleines Unternehmen?

Das hängt stark vom Anbieter ab: RufLab nennt öffentlich einen Einstiegspreis ab 69 €/Monat, fonio.ai und HalloPetra starten jeweils bei 99 €/Monat. Andere wie aaron.ai, VITAS, sipgate oder Bots4You verlangen ein Vertriebsgespräch, bevor du einen Preis erfährst. RufLabs aktuelle Preise findest du jederzeit auf der Preisseite, da sich Tarife ändern können.

Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?

Das solltest du bei jedem Anbieter konkret nachfragen — pauschale Aussagen sind wenig wert. Bei RufLab werden Daten DSGVO-konform in der EU gespeichert und verarbeitet, ein AVV ist verfügbar, und Anrufer werden zu Gesprächsbeginn auf die Aufzeichnung hingewiesen. Weitere Details findest du in unseren FAQ.

Wie schnell ist ein KI-Telefonassistent einsatzbereit?

Das unterscheidet sich je nach Anbieter und Umfang der Integration. Bei RufLab ist keine eigene Technik-Vorbereitung nötig: Die Einrichtung übernimmt das RufLab-Team für dich — inklusive, ohne Aufpreis. So wirst du startklar, ohne ein eigenes Technikprojekt aufzusetzen.

Ersetzt ein KI-Telefonassistent meine Mitarbeiter am Telefon?

In der Regel nicht vollständig — die meisten Anbieter in diesem Vergleich, auch RufLab, sind darauf ausgelegt, Standardanfragen zu übernehmen und komplexere Fälle an einen Menschen weiterzuleiten, statt jede Interaktion zu automatisieren.

Welche Sprachen unterstützen KI-Telefonassistenten?

Das variiert stark: RufLab unterstützt über 30 Sprachen mit automatischem Wechsel während des Gesprächs, FlowLyne nennt 25 Sprachen für seinen Anwendungsfall. Bei anderen Anbietern in diesem Vergleich ist die Sprachabdeckung öffentlich nicht dokumentiert — frag im Zweifel direkt nach.

Kann ich einen KI-Telefonassistenten unverbindlich testen?

Bei RufLab ja: 14 Tage kostenlos oder 50 Freiminuten, je nachdem, was zuerst erreicht ist, ohne Kreditkarte und danach monatlich kündbar. fonio.ai wirbt mit einer 30-tägigen Geld-zurück-Garantie. Bei anderen Anbietern in diesem Vergleich ist eine Testphase öffentlich nicht dokumentiert.

Wenn du nach diesem Vergleich mehr über RufLab wissen willst: Wirf einen Blick auf die aktuellen Preise, lies unsere FAQ oder buche direkt eine unverbindliche Demo — ohne Kreditkarte, monatlich kündbar.