KI-Telefonassistent in der Steuerkanzlei: Was er darf, was nicht – und was er kostet

Es ist der 8., die Umsatzsteuer-Voranmeldung steht an, und dein Telefon klingelt zum vierzehnten Mal vor der Mittagspause. Dreimal davon: „Sind meine Belege angekommen?“ Zweimal: „Ich bräuchte einen Termin.“ Einmal jemand, der wirklich dringend einen Berufsträger sprechen muss, und der landet in der Warteschleife, weil gerade niemand frei ist. Du überlegst deshalb, einen KI-Telefonassistenten in die Kanzlei zu holen, und stößt sofort auf die Frage, die sich ein Handwerksbetrieb nie stellen muss: Darfst du das berufsrechtlich überhaupt?

Die kurze Antwort: ja, aber nur innerhalb klar gezogener Grenzen. Und du musst mit dem Anbieter mehr regeln als einen normalen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Dieser Artikel zeigt dir, welche Anrufe eine KI in einer Steuerkanzlei übernehmen darf, wo § 5 StBerG und die Verschwiegenheitspflicht eine harte Wand ziehen, was § 62a StBerG konkret von deinem Vertrag verlangt, was ab August 2026 zusätzlich gilt, und was das Ganze im Monat kostet, verglichen mit einem externen Telefonservice und einer eigenen Kraft am Empfang. Alle Preis- und Rechtsangaben: Stand Juli 2026, jeweils mit Quelle markiert. Wo wir etwas nicht sauber belegen können, steht das ausdrücklich dran.

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Warum ausgerechnet Steuerkanzleien in Anrufen ersticken

Das Anrufaufkommen einer Steuerkanzlei ist nicht gleichmäßig verteilt, es kommt in Wellen. Rund um den 10. eines Monats (Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnsteuer-Anmeldung), vor dem 31. Juli für nicht beratene Fälle (§ 149 Abs. 2 AO), vor dem letzten Tag des Monats Februar des zweiten Folgejahres für beratene Fälle (§ 149 Abs. 3 AO, laut gesetze-im-internet.de) und am Quartalsende zieht das Volumen spürbar an. Also genau dann, wenn dein Team am wenigsten Zeit hat, ans Telefon zu gehen.

Der zweite Faktor: Ein sehr großer Teil dieser Anrufe ist inhaltlich trivial. Terminwunsch, Rückrufbitte, „Habt ihr meine Unterlagen?“, „Wann habt ihr auf?“, „Ist der Bescheid schon da?“. Das Problem ist dabei nicht die einzelne Frage, sondern die Unterbrechung. Eine Steuerfachangestellte, die eine Anlage EÜR erstellt und dreimal pro Stunde ans Telefon geht, verliert nicht dreimal drei Minuten. Sie verliert jedes Mal den Faden.

Und wer um 18:30 Uhr niemanden erreicht, ruft am nächsten Morgen selten noch einmal an. Stattdessen kommt eine E-Mail, die auch jemand beantworten muss, oder ein verärgerter Mandant. Wie sich verpasste Anrufe in Euro übersetzen, haben wir im Rechenbeispiel zu verpassten Anrufen durchgerechnet.

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Was ein KI-Telefonassistent in der Steuerkanzlei darf, und was nicht

Hier liegt der entscheidende Unterschied zu jeder anderen Branche. § 5 StBerG verbietet die geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen durch andere als die in § 3 StBerG genannten Personen (laut gesetze-im-internet.de). Eine KI gehört nicht dazu. Sie darf organisieren, aufnehmen, weiterleiten und über Offenkundiges informieren. Beraten darf sie nicht.

Diese Linie ist nicht verhandelbar. Ein Anbieter, der dir erzählt, sein Assistent könne „auch einfache Steuerfragen beantworten“, verkauft dir ein Haftungsrisiko. Die Bundessteuerberaterkammer formuliert den Grundsatz in ihrem FAQ-Katalog „KI im steuerberatenden Berufsstand“ so: „Entscheidungen und die Verantwortung für die Ergebnisse bleiben jedoch stets in menschlicher Verantwortung“ (Stand: 27. Januar 2026, laut bstbk.de).

Praktisch heißt das: Der Assistent braucht eine feste Abbruchregel, also einen vorab definierten Punkt, an dem er aufhört und abgibt. Erkennt er eine inhaltliche Steuerfrage, sagt er das offen („Dazu darf ich Ihnen keine Auskunft geben, ich lege eine Rückrufbitte für Ihren Ansprechpartner an“) und gibt an einen Menschen ab. Genau diese Sekretariatsfunktion, also annehmen, einordnen, weiterleiten, ist die Aufgabe, die eine KI in einer Kanzlei sinnvoll erfüllt. Nicht mehr. Wie das im Kanzleialltag konkret aussieht, steht auf der Seite KI-Telefonassistent für Steuerberater.

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Verschwiegenheitspflicht: Was § 62a StBerG von deinem Anbietervertrag verlangt

Deine Verschwiegenheitspflicht ergibt sich aus § 57 Abs. 1 StBerG (laut gesetze-im-internet.de) und § 5 BOStB, der Berufsordnung der Bundessteuerberaterkammer; beide Fundstellen nennt die BStBK für die Verschwiegenheit ausdrücklich nebeneinander (Stand: 27. Januar 2026, laut bstbk.de). Strafbewehrt ist sie über § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB: Ein Verstoß kann mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft werden (laut gesetze-im-internet.de). Sie gilt für alles, was dir in Ausübung deines Berufs bekannt wird, und sie endet nicht mit dem Mandat.

Ein KI-Telefonassistent ist berufsrechtlich ein Dienstleister im Sinne des § 62a StBerG, wie ein Cloud-Anbieter oder ein Rechenzentrum. Die Norm erlaubt dir ausdrücklich, ihm Zugang zu geschützten Tatsachen zu eröffnen, „soweit dies für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich ist“ (laut gesetze-im-internet.de). Daran hängen aber sechs Pflichten, die über einen Standard-AVV hinausgehen:

1. Verschwiegenheitsvereinbarung in Textform. Der Anbieter muss vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet werden, und zwar bevor er Kenntnis von den Daten erlangt (§ 62a Abs. 3 StBerG). Der AVV nach Art. 28 DSGVO ersetzt das nicht, du brauchst beides. Die BStBK weist ausdrücklich darauf hin, dass ein solcher Vertragsschluss „im Einzelfall kompliziert und zeitaufwändig“ sein kann (Stand: 27. Januar 2026, laut bstbk.de).

2. Belehrung über die Strafbarkeit. Die Vereinbarung muss den Hinweis auf die strafrechtlichen Folgen einer Verletzung enthalten.

3. Regelung zu Unterauftragnehmern. Setzt der Anbieter selbst Dienstleister ein, etwa für das Sprachmodell, die Telefonie oder die Transkription, muss der Vertrag regeln, dass diese entsprechend verpflichtet werden. Bei KI-Produkten ist das der Regelfall, nicht die Ausnahme. Frag deshalb konkret nach, welche Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden und ob sie nach § 62a Abs. 3 StBerG verpflichtet sind.

4. Sorgfältige Auswahl und Beendigung. Du bist verpflichtet, „den Dienstleister sorgfältig auszuwählen“ (§ 62a Abs. 2 Satz 1 StBerG), und die Zusammenarbeit unverzüglich zu beenden, wenn die Einhaltung nicht mehr gewährleistet ist. Dokumentiere diese Auswahlentscheidung schriftlich.

5. Vergleichbares Schutzniveau im Ausland. Erbringt der Anbieter die Leistung im Ausland, und dazu zählt auch das EU-Ausland, muss ein vergleichbares Schutzniveau sichergestellt sein (§ 62a Abs. 4 StBerG). Deshalb ist der Verarbeitungsort für Kanzleien kein Marketing-Detail, sondern ein Ausschlusskriterium.

6. Einwilligung bei Einzelmandaten. Dient die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat und ist sie nicht Teil der allgemeinen Kanzleiorganisation, darfst du den Zugang zu fremden Geheimnissen nur eröffnen, wenn der Mandant eingewilligt hat (§ 62a Abs. 5 StBerG, laut gesetze-im-internet.de; ebenso die BStBK, Stand: 27. Januar 2026, laut bstbk.de). Für eingehende Terminanrufe spielt das keine Rolle. Für ausgehende Anrufe zu einem konkreten Mandat, etwa das Nachfassen fehlender Belege, ist es die entscheidende Pflicht.

Bei RufLab werden Daten in der EU gespeichert und verarbeitet, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist verfügbar (Stand: Juli 2026, laut ruflab.com). Damit ist der datenschutzrechtliche Teil abgedeckt, der berufsrechtliche noch nicht: Die Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a Abs. 3 StBerG ist ein eigenes Dokument, und sie liegt bei keinem Anbieter automatisch dem AVV bei. Verlange sie deshalb ausdrücklich, zusammen mit der Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter, und lass dir beides vor der Testphase zeigen, nicht danach. Ein Anbieter, der dir hier nichts vorlegen kann, scheidet für eine Kanzlei aus, egal wie gut das Produkt klingt.

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Zwei Punkte, die fast alle übersehen: Aufzeichnung und Kennzeichnung

Gesprächsaufzeichnung braucht vorherige Einwilligung. Nach § 201 StGB ist die Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes nur mit vorheriger Einwilligung aller Beteiligten zulässig; eine nachträgliche Einwilligung ist unzulässig (so auch die BStBK, Stand: 27. Januar 2026, laut bstbk.de). Wenn dein Assistent Gespräche mitschneidet oder transkribiert und speichert, brauchst du eine Ansage zu Beginn des Gesprächs und ein Löschkonzept. Kläre vorab, ob der Anbieter Audio dauerhaft speichert oder nur ein strukturiertes Protokoll ablegt, und wie lange. Bei RufLab wird jedes Gespräch strukturiert protokolliert, also wer angerufen hat, worum es ging und was veranlasst wurde, und Anrufer werden zu Gesprächsbeginn auf die Aufzeichnung hingewiesen (Stand: Juli 2026, laut ruflab.com). Die Speicherdauer gehört in dein Löschkonzept: Lass sie dir schriftlich geben und halte sie im Vertrag fest, statt sie zu unterstellen.

Ab August 2026 muss der Anrufer wissen, dass er mit einer KI spricht. Die BStBK stellt klar: Stellen Kanzleien automatisierte Kommunikation bereit, „müssen Betroffene darüber in Kenntnis gesetzt werden, dass sie mit einer KI kommunizieren (Transparenzpflichten, Art. 50 KI-VO – anwendbar ab August 2026)“ (Stand: 27. Januar 2026, laut bstbk.de). Für dich heißt das konkret: Die Begrüßung muss die KI benennen. Das ist kein Nachteil. Eine ehrliche Ansage („Guten Tag, hier ist der digitale Assistent der Kanzlei Müller“) kostet dich weniger Sympathie als der Versuch, menschlich zu klingen und dabei aufzufliegen.

Eine berufsrechtliche Pflicht, deine Mandanten aktiv über den KI-Einsatz zu informieren, gibt es dagegen derzeit nicht. Die BStBK hält fest: „Aktuell besteht keine ausdrückliche berufsrechtliche Pflicht, Mandanten über den Einsatz von KI bei der Bearbeitung ihres Falls zu informieren.“ (Stand: 27. Januar 2026, laut bstbk.de). Sobald personenbezogene Mandantendaten an den Dienst fließen, gehört der Einsatz aber in deine Datenschutzerklärung.

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Was kostet ein KI-Telefonassistent in der Steuerkanzlei? Vergleich mit Telefonsekretariat und Teilzeitkraft

Die realistischen Alternativen zum klingelnden Telefon, also KI-Assistent, externer Telefonservice und eigene Kraft am Empfang, kosten sehr unterschiedlich und leisten sehr Unterschiedliches. Alle Preise netto, Stand Juli 2026.

Quellen: RufLab-Tarife, Freiminuten und parallele Anrufe laut ruflab.com/preise (Stand: Juli 2026); ausgehende Anrufe sind dort in allen Paketen enthalten. Bei jährlicher Zahlung nennt die Preisseite 85 € statt 99 € und 170 € statt 199 €, jeweils umgerechnet auf den Monat; die Tabelle oben rechnet durchgehend mit der monatlichen Zahlweise. ebuero-Tarife laut ebuero.de. Gehaltsbasis für die Teilzeitkraft: 3.458 € brutto monatlich im bundesweiten Durchschnitt für eine Steuerfachangestellte in Vollzeit (laut sterejo.de), anteilig 1.729 € bei 20 Wochenstunden, zuzüglich rund 21 % Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung sowie der Umlagen U1 und U2.

Ein fairer Hinweis: Diese Zeilen sind nicht gleichwertig. Ein Telefonsekretariat besetzt echte Menschen, die auch unstrukturierte Anliegen auffangen. Eine Teilzeitkraft macht neben dem Telefon Post, Empfang, Belegvorerfassung und Fristenkontrolle, das kann keine KI. Wenn du eine Empfangskraft ersetzen willst, ist ein Telefonassistent das falsche Werkzeug. Wenn du ihr die Routineanrufe abnehmen willst, ist er das richtige.

Der klassische KI-Anrufbeantworter ist die Minimalvariante: Er nimmt auf, aber er vereinbart keinen Termin und sortiert nichts nach Dringlichkeit. Für eine Kanzlei, deren Anrufe zu großen Teilen Terminwünsche und Statusfragen sind, verschiebt er die Arbeit nur nach hinten, statt sie zu erledigen.

Zum Vergleich mit dem Wettbewerb: fonio.ai ruft für sein Einsteigerpaket „Solo“ ebenfalls 99 € im Monat mit 1.000 Minuten auf, Zusatzminuten kosten dort 15 € je 100-Minuten-Paket (Stand: Juli 2026, laut fonio.ai). Bei RufLab kosten Minuten über dem Freikontingent 20 Cent im Tarif Solo, 18 Cent im Tarif Betrieb und 16 Cent im Tarif Mittelstand (Stand: Juli 2026, laut ruflab.com/preise). Rechne diese Position vor der Tarifwahl einmal mit deinem eigenen Spitzenmonat durch: Bei Kanzleien mit ausgeprägten Fristenspitzen ist genau sie es, die deine Rechnung in die Höhe treibt.

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Rechenbeispiel: Kanzlei mit einem Berufsträger und fünf Mitarbeitern

Wir rechnen mit drei Annahmen: 18 eingehende Anrufe pro Arbeitstag, 60 % davon Routine (Termin, Rückrufbitte, Statusfrage, Öffnungszeiten) und 2 Minuten je Routineanruf. Zähl deine eigenen Zahlen nach, die Rechnung skaliert linear. Aus diesen Annahmen folgen rund 11 Routineanrufe täglich oder 231 Anrufe im Monat bei 21 Arbeitstagen, also 462 Minuten monatlich.

RufLab Flex: 462 × 0,30 € = 138,60 €.

RufLab Solo: 99 € pauschal, das Freikontingent von 1.000 Minuten wird nicht annähernd ausgeschöpft. Ab rund 330 Minuten monatlich ist Solo günstiger als Flex. Kosten pro angenommenem Anruf: 0,43 €.

Telefonsekretariat (ebuero Standard): 99,90 € + (462 × 1,19 €) = 649,68 €, also rund 2,81 € pro Anruf, und das nur innerhalb der Kernzeit; Abendanrufe kosten 0,25 €/Min. extra. Gerechnet ist das mit 2 abgerechneten Bearbeitungsminuten je Anruf. ebuero rechnet Bearbeitungs-, nicht Gesprächszeit ab, der reale Betrag liegt also eher darüber.

Steuerfachangestellte in Teilzeit: rund 2.100 €, erledigt dafür aber deutlich mehr als Telefonie.

Der interessante Teil ist die Fristenspitze. Verdoppelt sich das Aufkommen in den fünf Tagen vor dem 10., steigen die Minuten auf rund 570. Bei Flex sind das 171 € statt 138,60 €, beim Telefonsekretariat rund 778 € statt 649,68 €. Bei Solo ändert sich nichts, weil das Kontingent noch lange nicht erreicht ist. Für Kanzleien mit stark schwankendem Aufkommen ist das das eigentliche Argument für einen Paketpreis: Der teuerste Monat kostet dasselbe wie der ruhigste.

Das größere Sparpotenzial liegt ohnehin nicht in der Telefonrechnung, sondern in den Unterbrechungen. Wenn 231 Anrufe im Monat nicht mehr mitten in der Buchhaltung landen, gewinnst du rund 27 Stunden Konzentrationszeit zurück. Das unterstellt zwei Minuten Gespräch plus fünf Minuten Wiedereinarbeitung je Unterbrechung, also eine Annahme, keine Messung. Und diese Stunden sind nicht abrechenbar: Routineanrufe landen im Sekretariat, nicht beim Berufsträger. Sie sind trotzdem teuer, weil sie die Zeit auffressen, in der fristgebundene Arbeit liegen bleibt.

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Wo ein KI-Telefonassistent in der Kanzlei an Grenzen stößt

Damit du hinterher nicht überrascht bist, die ehrlichen Schwachstellen:

Kanzleisoftware-Anbindung. Die Terminbuchung läuft bei RufLab über cal.com und darüber in Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar; weitere Systeme lassen sich über eine offene API anbinden (Stand: Juli 2026, laut ruflab.com). Eine fertige Schnittstelle in deine Kanzleisoftware ist damit nicht gesetzt. Frag vor der Testphase ab, was mit deinem konkreten System geht, und plane bis dahin fest ein: Statusfragen kann der Assistent nur beantworten, wenn du die Information anderweitig bereitstellst. Sonst gehören sie in die Rückrufbitte statt in die Auskunft, was berufsrechtlich ohnehin der sicherere Weg ist.

Mandantenidentifikation. Am Telefon zuverlässig festzustellen, wer da eigentlich anruft, ist schwer, und ohne diese Feststellung darfst du mandantenbezogene Auskünfte nicht herausgeben. In der Praxis heißt das: Statusfragen zurückhaltend beantworten, im Zweifel Rückruf an die hinterlegte Nummer.

Einrichtungsaufwand. Technisch hält sich der Aufwand in Grenzen: Es braucht keine spezielle Hardware, kein neues Telefonsystem und keine Programmierkenntnisse, und die Einrichtung übernimmt das RufLab-Team ohne Aufpreis (Stand: Juli 2026, laut ruflab.com). Was du beisteuern musst, ist inhaltlich, und genau das kann dir niemand abnehmen: Wo die Abbruchregel greift, welche Schlagwörter sofort auf einen Menschen führen und wie der Assistent an der Grenze zur Steuerberatung formuliert, hängt an deinem Berufsrecht und an deiner Kanzlei. Nimm dir dafür bewusst eine ruhige Stunde, statt es zwischen zwei Fristen zu erledigen, und prüf das Ergebnis einmal am echten Anruf.

Emotional aufgeladene Anrufe. Ein Mandant, der gerade eine Prüfungsanordnung im Briefkasten hatte, will keinen Assistenten. Die Notfallerkennung lässt sich über Schlagwörter konfigurieren (Stand: Juli 2026, laut ruflab.com): Hinterleg dort Begriffe wie Betriebsprüfung, Vollstreckung oder Einspruchsfrist, damit solche Anrufe sofort bei einem Menschen landen.

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Häufige Fragen

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Darf eine KI in der Steuerkanzlei überhaupt mit Mandanten sprechen?

Ja, für organisatorische Anliegen. Die Grenze zieht § 5 StBerG: Die geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen ist den in § 3 StBerG genannten Personen vorbehalten. Terminvergabe, Rückrufaufnahme, Auskunft über Öffnungszeiten und Weiterleitung sind unproblematisch. Sobald es inhaltlich um Steuern geht, muss der Assistent abbrechen und weiterleiten.

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Verstoße ich gegen die Verschwiegenheitspflicht, wenn ich einen externen Anbieter einsetze?

Nicht, wenn du § 62a StBerG einhältst. Die Norm erlaubt die Einschaltung von Dienstleistern ausdrücklich, verlangt aber eine Verschwiegenheitsvereinbarung in Textform inklusive Hinweis auf die Strafbarkeit, eine Regelung zu Unterauftragnehmern, sorgfältige Auswahl und, bei Leistungserbringung im Ausland, ein vergleichbares Schutzniveau. Ohne diese Absicherung ist der Einsatz ein Verstoß gegen § 57 Abs. 1 StBerG.

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Reicht ein AVV nach Art. 28 DSGVO aus?

Nein. Der AVV deckt das Datenschutzrecht ab, nicht das Berufsrecht. Für Steuerberater kommt die Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a Abs. 3 StBerG hinzu. Du brauchst beide Dokumente, und zwar bevor der Anbieter erstmals Kenntnis von Mandantendaten erlangt. Bei RufLab ist der AVV verfügbar (Stand: Juli 2026, laut ruflab.com); die Verschwiegenheitsvereinbarung erfragst du zusätzlich beim Anbieter, bevor du testest.

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Muss ich meine Mandanten informieren, dass eine KI ans Telefon geht?

Das sind zwei getrennte Fragen. Berufsrechtlich besteht laut BStBK derzeit keine ausdrückliche Informationspflicht über den KI-Einsatz (Stand: 27. Januar 2026, laut bstbk.de). Am Telefon selbst gilt aber die Transparenzpflicht aus Art. 50 KI-VO ab August 2026: Der Anrufer muss erfahren, dass er mit einer KI spricht. Und wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, gehört das in deine Datenschutzerklärung.

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Darf der Assistent Gespräche aufzeichnen?

Nur mit vorheriger Einwilligung aller Beteiligten (§ 201 StGB). Eine nachträgliche Einwilligung heilt nichts. Praktisch: Ansage zu Beginn des Gesprächs plus dokumentiertes Löschkonzept, oder du verzichtest auf Audio und lässt nur ein strukturiertes Gesprächsprotokoll erzeugen.

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Was kostet dich eine telefonische Beratung, die du selbst führst?

Für einen mündlichen Rat oder eine Auskunft, die nicht mit einer anderen gebührenpflichtigen Tätigkeit zusammenhängt, gilt § 21 StBVV: 1 Zehntel bis 10 Zehntel der vollen Gebühr nach Tabelle A, bemessen am Gegenstandswert. Wirst du von einem Verbraucher erstmals beauftragt, ist die Erstberatungsgebühr auf 190 € gedeckelt (laut gesetze-im-internet.de). Nur subsidiär, wenn die Verordnung keine andere Gebühr vorsieht oder keine genügenden Anhaltspunkte für eine Schätzung des Gegenstandswerts vorliegen, greift die Zeitgebühr nach § 13 StBVV: 16,50 € bis 41 € je angefangene Viertelstunde, also 66 € bis 164 € pro Stunde (Stand: Juli 2026, laut gesetze-im-internet.de; geändert durch die Fünfte Verordnung zur Änderung der StBVV vom 31.03.2025, BGBl. 2025 I Nr. 105, in Kraft seit 1. Juli 2025). In beiden Fällen gilt: Je weniger Routineanrufe bei dir landen, desto mehr von dieser Zeit bleibt für Mandate, die du auch abrechnen kannst.

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Was passiert, wenn die KI nicht weiterweiß?

Sie gibt ab. Kommt die KI bei einem Anliegen nicht weiter, leitet sie an einen Menschen weiter; zusätzlich lässt sich über hinterlegte Schlagwörter eine sofortige Weiterleitung auslösen (Stand: Juli 2026, laut ruflab.com/faq). Für Kanzleien ist das die wichtigste Einstellung überhaupt: Definiere die Abbruchregel lieber zu früh als zu spät.

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Lohnt sich das für eine Einzelkanzlei?

Rechnerisch oft ja, weil du selbst der Engpass bist. Bei geringem Aufkommen ist der Flex-Tarif mit 0,30 €/Min. sinnvoller als ein Paket; ab rund 330 Minuten monatlich rechnet sich Solo mit 99 € (Stand: Juli 2026, laut ruflab.com/preise). Der berufsrechtliche Aufwand, also Vertrag nach § 62a StBerG, Datenschutzerklärung und Ansage, fällt allerdings unabhängig von der Kanzleigröße an.

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Kann der Assistent auch selbst anrufen, etwa wegen fehlender Belege?

Ja. Ausgehende Anrufe sind in allen Paketen enthalten, also auch im Einstieg (Stand: Juli 2026, laut ruflab.com/preise). Berufsrechtlich ist das der heiklere Fall: Ein Beleg-Nachfassanruf dient unmittelbar einem einzelnen Mandat, und dafür verlangt § 62a Abs. 5 StBerG die Einwilligung des Mandanten. Das ist die sechste Pflicht aus dem Abschnitt oben, und sie wird am häufigsten übersehen.

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So gehst du vor

Erstens: Zähl eine Woche lang mit, wie viele Anrufe reine Routine sind. Ohne diese Zahl kannst du keinen Tarif wählen.

Zweitens: Lass dir vom Anbieter AVV und Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a Abs. 3 StBerG plus die Liste der Unterauftragsverarbeiter schicken, und zwar vor der Testphase.

Drittens: Definiere die Abbruchregel schriftlich, bevor du konfigurierst. Und kläre, ob du ausgehende Anrufe brauchst, weil dann § 62a Abs. 5 StBerG dazukommt.

Viertens: Teste mit echten Anrufen aus dem Team, bevor du die Hauptnummer umstellst. RufLab lässt sich 14 Tage kostenlos testen und ist monatlich kündbar, sodass Schritt vier keine Vertragsbindung erzeugt.

Wenn du wissen willst, wie das in deiner Kanzlei konkret aussieht: Auf der Seite KI-Telefonassistent für Steuerberater findest du die Funktionen im Kanzleikontext, und alle Tarife stehen auf der Preisseite. Am schnellsten geht es, wenn du dir 20 Minuten nimmst und eine Demo buchst. Dann hörst du direkt, wie der Assistent an der Grenze zur Steuerberatung abbricht. Genau das ist der Teil, den du vor dem Kauf gehört haben solltest.