RufLab vs. HalloPetra: Welcher KI-Telefonassistent passt zu deinem Betrieb?

Du hast RufLab und HalloPetra auf deiner Shortlist und willst wissen, welcher KI-Telefonassistent besser zu deinem Betrieb passt. Gute Ausgangslage, denn beide nehmen Anrufe rund um die Uhr an, vereinbaren Termine und fassen Gespräche zusammen. Der Unterschied liegt im Detail: HalloPetra ist die spezialisierte KI-Bürokraft fürs Handwerk, RufLab der branchenübergreifende Assistent für kleine und mittlere Unternehmen.

Damit du nicht zwei Preisseiten gegeneinander aufrechnen musst, haben wir es getan. Ja, RufLab ist eine der beiden Optionen, deshalb halten wir den Vergleich so ehrlich wie möglich und sagen klar, wann HalloPetra die bessere Wahl ist. Hier sind Preise, Funktionen und Einsatzszenarien Seite an Seite, Stand Juni 2026.

Was unterscheidet RufLab und HalloPetra im Kern?

Der Kernunterschied ist die Ausrichtung. HalloPetra ist von Grund auf für Handwerksbetriebe gebaut, also für SHK, Elektro, Bau und ähnliche Gewerke. RufLab ist branchenübergreifend und läuft genauso in Arztpraxen, Kanzleien, bei Selbstständigen oder im Handel, und natürlich auch bei Handwerksbetrieben. Nach eigenen Angaben hat HalloPetra über 1.000 Betriebe gewonnen; der Partner OneQrew nennt für Anfang 2026 sogar über 2.000 aktive Nutzer.

Daraus folgt fast alles andere. HalloPetra liefert viel fertige Handwerks-Logik und persönliche Einrichtung, dafür engere Tarife. RufLab setzt auf Self-Service und Flexibilität, du konfigurierst den Assistenten selbst und schaltest ihn in wenigen Minuten live. Welcher Ansatz besser ist, hängt davon ab, ob du Spezialisierung oder Spielraum willst.

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Was kostet RufLab im Vergleich zu HalloPetra?

Beide starten bei 99 € pro Monat, doch du bekommst dafür sehr unterschiedlich viel. Bei HalloPetra sind im Einzelkämpfer-Tarif 100 Anrufminuten enthalten, bei RufLab im Solo-Tarif 1.000 Minuten (Stand Juni 2026, laut hallopetra.de und unserer Preisübersicht). Auf der nächsten Stufe für 199 € stehen 250 Minuten gegen 2.000 Minuten. Alle Preise netto, zuzüglich Umsatzsteuer.

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Die Lücke bei den Minuten ist real, aber sie hat einen Grund. HalloPetra steckt mehr in persönliche Einrichtung, Handwerks-Integrationen und Betreuung, RufLab hält die Kosten über Self-Service niedrig und gibt das als Gesprächszeit weiter. Rechne also nicht nur den Grundpreis, sondern dein echtes Minutenvolumen. Wie du das überschlägst, zeigt unser Rechenbeispiel zu verpassten Anrufen.

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Wie viel Gesprächszeit bekommst du fürs gleiche Geld?

Rechne es auf die Minute herunter, dann wird der Unterschied greifbar. Im 99-€-Tarif zahlst du bei HalloPetra rechnerisch rund 0,99 € pro Inklusivminute, bei RufLab rund 0,10 €. Im 199-€-Tarif sind es etwa 0,80 € gegenüber 0,10 €. Für Betriebe mit vielen Anrufen entscheidet genau das über die Monatsrechnung.

Ein Beispiel mit runden Zahlen: Dein Betrieb nimmt 30 Anrufe am Tag entgegen, im Schnitt 3 Minuten lang. Bei 22 Arbeitstagen sind das rund 1.980 Gesprächsminuten im Monat. Beim RufLab-Tarif Betrieb (2.000 Minuten für 199 €) bleibst du im Paket. Bei HalloPetra reichen weder Einzelkämpfer noch Betriebe; selbst im Mittelstand-Tarif (700 Minuten, 499 €) zahlst du die restlichen rund 1.280 Minuten zu etwa 0,20 € nach, also grob 250 € extra. Bei sehr wenigen Anrufen schrumpft der Unterschied auf die Grundgebühr, weil dann kaum jemand sein Inklusivpaket ausreizt. Der eigentliche Mehrwert von HalloPetra liegt ohnehin weniger im Minutenpreis als in der Spezialisierung, dazu gleich mehr.

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Welche Funktionen unterscheiden die beiden Assistenten?

Bei den Grundfunktionen sind sich beide ähnlich: Anrufannahme rund um die Uhr, Terminbuchung, Gesprächszusammenfassung per E-Mail. Die Unterschiede stecken in der Tiefe. HalloPetra erstellt aus Anfragen automatisch Angebote und bindet Handwerkersoftware nativ an, etwa OneQrew und pds, wie das Handwerksblatt berichtet. RufLab bringt ausgehende Anrufe, SIP-Anbindung, eine erweiterte Anrufanalyse und einen Website-Assistenten mit.

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Keiner ist pauschal besser. Wenn deine Auftragsannahme direkt in OneQrew oder pds landen soll, ist HalloPetras native Anbindung schwer zu schlagen. Brauchst du dagegen ausgehende Anrufe, mehrere Rufnummern oder eine eigene Stimme, spielt RufLab seine Stärken aus.

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Für wen ist HalloPetra die bessere Wahl?

HalloPetra ist die bessere Wahl, wenn du einen reinen Handwerksbetrieb führst und deine Software dazu passt. Die native Anbindung an OneQrew und pds bedeutet, dass Anfragen direkt als strukturierte Aufgaben in deiner Handwerkersoftware landen. Dazu kommt die automatische Angebotserstellung, die ein generischer Assistent so nicht von Haus aus mitbringt.

Auch die persönliche Einrichtung ist ein echtes Argument. Wer sich nicht selbst durch eine Konfiguration klicken will, bekommt bei HalloPetra einen festen Termin mit einem Experten. Und die Marke ist im Handwerk bekannt, über 1.000 Betriebe und die Nähe zu Branchengrößen schaffen Vertrauen. Wenn dir Spezialisierung wichtiger ist als der Minutenpreis, ist Petra stark.

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Für wen ist RufLab die bessere Wahl?

RufLab passt, wenn du Gesprächsvolumen, Flexibilität oder mehr als nur Handwerk brauchst. Für 99 € bekommst du 1.000 statt 100 Minuten, was sich bei vielen Anrufen schnell auszahlt. Der reine Pay-as-you-go-Tarif ab 0,30 € pro Minute ohne Grundgebühr ist ideal, wenn dein Volumen schwankt oder du erst einmal ausprobieren willst.

Dazu kommen Funktionen, die über die reine Anrufannahme hinausgehen: ausgehende Anrufe, SIP-Anbindung, mehrere Rufnummern, eine eigene Stimme und eine erweiterte Anrufanalyse. Weil RufLab branchenübergreifend ist, läuft derselbe Assistent in der Praxis, der Kanzlei und im Handwerk. Wie natürlich ein KI-Assistent dabei am Telefon klingt, kannst du in unserem Beitrag dazu nachlesen und anhören. Einrichten kannst du ihn selbst in wenigen Minuten, 14 Tage kostenlos und ohne Risiko.

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Wie steht es um DSGVO, Einrichtung und Vertrag?

Beide Anbieter werben mit DSGVO-Konformität, im Detail lohnt der genaue Blick. RufLab speichert und verarbeitet alle Daten in der EU. Bei jedem KI-Telefonanbieter, egal welchem, solltest du dir den Auftragsverarbeitungsvertrag geben lassen und fragen, welche Subdienstleister die Sprachdaten verarbeiten. Das ist kein Misstrauen, sondern Pflichtprogramm für deine eigene Dokumentation.

Bei der Einrichtung trennt sich der Stil: RufLab ist Self-Service und in Minuten live, HalloPetra setzt auf persönliche Konfiguration. Beide sind monatlich kündbar. Wenn du HalloPetra lieber mit weiteren Anbietern fürs Handwerk vergleichen willst, hilft dir unser Überblick der HalloPetra-Alternativen.

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Häufige Fragen

Die häufigsten Fragen rund um den Vergleich von RufLab und HalloPetra, kurz beantwortet.

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Ist RufLab günstiger als HalloPetra?

Beim Grundpreis starten beide bei 99 €. Für dasselbe Geld enthält RufLab aber mehr Inklusivminuten, 1.000 gegenüber 100 im Einstieg (Stand Juni 2026). Bei höherem Anrufvolumen ist RufLab deshalb in der Regel günstiger. Bei sehr wenigen Anrufen gleichen sich die Grundgebühren weitgehend an.

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Ist HalloPetra nur für Handwerker?

HalloPetra ist gezielt für Handwerksbetriebe gebaut, etwa SHK, Elektro und Bau, und bindet Handwerkersoftware wie OneQrew an. Technisch kann Petra auch anderswo telefonieren, der Funktionsumfang und das Marketing sind aber klar aufs Handwerk ausgerichtet. RufLab ist von Haus aus branchenübergreifend.

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Kann RufLab auch Angebote erstellen wie HalloPetra?

HalloPetra erstellt aus Anfragen automatisch Angebote, das ist ein fest eingebautes Feature. Bei RufLab läuft das über API, Webhooks und deine angebundenen Systeme. Wenn die automatische Angebotserstellung für dich zentral ist, hat HalloPetra hier den direkteren Weg.

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Welcher Anbieter ist schneller eingerichtet?

RufLab richtest du selbst über den Browser ein und schaltest den Assistenten in wenigen Minuten live, ganz ohne Hardware. HalloPetra setzt ab dem Betriebe-Tarif auf eine persönliche Konfiguration mit einem Experten. Schneller bist du mit RufLab, mehr Begleitung bekommst du bei HalloPetra.

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Sind beide Anbieter DSGVO-konform?

Beide werben mit DSGVO-Konformität. RufLab speichert und verarbeitet alle Daten in der EU. Lass dir bei jedem Anbieter den Auftragsverarbeitungsvertrag geben und prüfe, welche Subdienstleister die Sprachverarbeitung übernehmen. So bist du auf der sicheren Seite und sauber dokumentiert.

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Wie viele Inklusivminuten brauche ich?

Überschlag dein Volumen: Anrufe pro Tag mal durchschnittliche Gesprächslänge mal Arbeitstage. 30 Anrufe à 3 Minuten ergeben rund 1.980 Minuten im Monat. Damit bist du im RufLab-Tarif Betrieb (2.000 Minuten). Bei HalloPetra müsstest du dafür Minuten nachkaufen oder eine Stufe höher gehen.

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Gibt es bei RufLab und HalloPetra eine kostenlose Testphase?

RufLab kannst du 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. HalloPetra bietet einen Testzugang auf Anfrage sowie Demo-Termine an. Eine echte Testphase ohne Risiko ist bei RufLab fester Bestandteil, bei HalloPetra läuft der Einstieg eher über die persönliche Beratung.

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Kann ich von HalloPetra zu RufLab wechseln?

Ja. Beide Verträge sind monatlich kündbar, ein Wechsel ist also ohne lange Bindung möglich. Bei RufLab richtest du Begrüßung, Gesprächsabläufe und Rufnummern selbst ein und leitest deine bestehende Nummer per Rufumleitung weiter. Das geht meist an einem Tag.

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Welcher KI-Telefonassistent passt jetzt zu dir?

Unterm Strich: HalloPetra, wenn du tief im Handwerk steckst und ERP-Anbindung plus Angebotserstellung willst. RufLab, wenn du mehr Minuten fürs Geld, mehr Funktionen und volle Flexibilität brauchst. Am ehrlichsten findest du es heraus, indem du es ausprobierst. Teste RufLab 14 Tage kostenlos oder buch dir eine kurze Demo, dann siehst du an deinen echten Anrufen, was besser passt.